Comblez le manque de personnel.
Donnez à vos équipes l'adjoint virtuel qu'elles méritent.
Vos postes administratifs restent vacants pendant des mois ? Vos contrôleurs débordent de saisie ? Nos employés virtuels prennent en charge le travail répétitif pour que vos équipes se concentrent sur ce qu'elles font de mieux.
Vous ne trouvez pas de personnel.
Vos équipes actuelles écopent.
15–20h
par semaine
perdues en saisie manuelle par vos équipes admin
2–4 mois
de délai moyen
pour pourvoir un poste de soutien administratif
24/7
disponible jour et nuit
pour la saisie répétitive
Qu'est-ce que l'IA peut apporter concrètement et où s'en va l'avenir d'ici 2030 ?
Des spécialistes formés pour vos départements clés.
Chaque employé virtuel possède son adresse courriel, ses accès logiciels dédiés et son mandat précis. Découvrez leurs fiches de poste :
Émile
Prêt à l'embaucheAdjoint à la comptabilité virtuel • Comptes Payables & Recevables
Émile réceptionne toutes les factures fournisseurs arrivant par courriel, lit les PDF (même scannés de travers), extrait chaque ligne d'article, valide les calculs de taxes provinciales et fédérales (TPS/TVQ), et enregistre la transaction directement dans votre logiciel comptable en limitant les erreurs de saisie.
- Lecture des factures et classement comptable
- Vérification TPS/TVQ et numéros de taxes
- Rapprochement avec bons de commande
- Relance courtoise des comptes clients en retard
- Fini les boîtes à souliers et les factures égarées
- Clôtures de mois en 2 jours au lieu de 10
- Temps retrouvé pour l'analyse financière
Clara
Prête à l'embaucheAdjointe aux commandes & aux opérations • Logiciel de gestion
Clara surveille vos boîtes de commandes entrantes. Qu'un distributeur envoie un bon de commande de 50 pages ou un courriel informel avec un PDF mal formaté, elle décode les références, valide les stocks dans votre logiciel de gestion et génère la commande de production en moins de 90 secondes.
- Décodage des bons de commande multi-pages
- Croisement automatique avec le catalogue de pièces
- Création rapide du bon de travail usine
- Confirmation d'accusé de réception au client
- Commandes prêtes pour l'atelier sans attente
- Moins d'erreurs de code produit ou d'inventaire
- Réponse rapide à vos acheteurs
Hugo
Prêt à l'embaucheCoordonnateur virtuel • Projets, chantiers & dispatch
Hugo filtre les communications entrantes des chantiers et des clients. Il qualifie le niveau d'urgence, génère les bons d'intervention, affecte les équipes selon leurs compétences et relance les sous-traitants pour obtenir leurs rapports d'étape.
- Triage & qualification des demandes chantiers
- Création de bons de travail dans ProgressionLIVE
- Relances automatiques des rapports de chantier
- Avis en temps réel aux chargés de projets
- Moins de courriels critiques noyés dans la boîte
- Plus de temps sur le chantier avec les équipes
- Suivi d'avancement transparent pour la direction
Félix
Prêt à l'embaucheAdjoint à l'estimation virtuel • Devis, soumissions & métrés
Félix analyse vos cahiers des charges d'appels d'offres et plans PDF. Il extrait les quantités préliminaires, repère les spécifications obligatoires et pré-remplit votre chiffrier de soumission pour révision rapide par votre estimateur sénior.
- Lecture approfondie des devis techniques
- Relevé préliminaire des quantités (métrés)
- Pré-remplissage de votre chiffrier Excel
- Vérification des clauses de pénalités
- Capacité de soumettre jusqu'à 3x plus d'offres
- Concentration sur la stratégie de marge
- Moins de risques d'oublier une clause critique
Une équipe où chacun a son métier.
Vos employés virtuels ne travaillent pas chacun dans leur coin : le dossier avance de l'un à l'autre sans que personne n'ait à relayer l'information.
Comme de vrais collègues, chacun possède sa propre boîte courriel et un accès à WhatsApp et Facebook. Ils raisonnent ensemble d'un département à l'autre de votre entreprise (ventes, opérations, chantiers, entrepôt, usine ou comptabilité), coordonnés par un Directeur virtuel — et vous gardez toujours le contrôle final.
Un Directeur virtuel qui coordonne tous vos départements — et à qui vous parlez directement.
Vous pouvez embaucher un directeur virtuel à la tête de vos robots spécialisés. Il reçoit les demandes sur sa propre boîte courriel, surveille les messages WhatsApp et les groupes Facebook de vos projets, répartit le travail au bon département et vous envoie chaque matin votre plan de match clair.
Chaque robot et le Directeur ont leur propre adresse (@votre-entreprise.ca) pour recevoir et préparer vos dossiers.
Écrivez ou envoyez un mémo vocal sur WhatsApp à votre Directeur pour connaître l'état de vos dossiers et opérations ou donner une consigne.
Suit les messages clients et groupes de projets sur Facebook pour qu'aucune demande urgente ne soit oubliée.
-
Clara • Ventes & Service client
Réception
Lit le courriel et le PDF du client, en quelques secondes.
Courriel • WhatsApp • Facebook -
Hugo • Opérations, Chantiers & Atelier
Production
Vérifie la disponibilité de vos équipes, équipements ou machines.
Bons de travail • Terrain & Atelier -
Félix • Estimation, Soumissions & Route
Logistique
Prépare vos soumissions et planifie vos livraisons et camions.
Soumissions • Expédition & Flotte -
Émile • Comptabilité
Finance
Prépare la facturation pour votre approbation.
Acomba • QuickBooks • Marges
Voyez comment vos robots se parlent et raisonnent ensemble avant de vous consulter.
« Le client Boréale demande un ajout urgent pour jeudi sur WhatsApp. Hugo, nos opérations ont-elles la disponibilité ? »
« Matériel en stock suffisant. L'équipe #2 peut préparer le tout mercredi après-midi et libérer le camion #4 jeudi 7 h. »
« Le compte client est en règle. Avec le tarif négocié, la marge nette de la demande est de 34 %. Brouillon prêt. »
« Dossier complet vérifié par les 3 départements. Approuvez-vous le lancement aux opérations et la réponse au client ? »
Part du travail répétitif préparée par vos robots dans toute l'entreprise
Ventes, Service client & Réception (Courriel, WhatsApp, Facebook)
Opérations, Chantiers, Atelier & Inventaire
Estimation, Soumissions, Route & Expédition
Comptabilité, Factures & Rapprochement
Du courriel ou message WhatsApp entrant jusqu'aux chantiers, à la route, à l'entrepôt, à l'usine et à la comptabilité Acomba / QuickBooks.
Chaque étape reste sous la supervision de votre équipe.
Votre équipe garde le contrôle.
Un employé virtuel ne remplace personne : il prépare le travail, et vos gens décident.
Rien d'incertain sans votre accord
Si un document est illisible ou douteux, l'employé virtuel n'invente rien : il met le cas de côté et prévient poliment votre employé pour validation.
Vous ne changez aucun logiciel
Il se connecte à vos outils existants : Acomba, QuickBooks, Avantage, ProgressionLIVE, Outlook ou votre logiciel de gestion. On s'adapte à votre environnement, pas l'inverse.
En service en environ 14 jours
En règle générale, 14 jours suffisent pour cartographier vos règles, valider les résultats avec votre équipe et démarrer en mode supervisé.
La rigueur avant la vitesse
Une commande ou une facture qui ne balance pas, ou qui dépasse vos seuils de marge, est arrêtée avant d'aller plus loin. Vos employés virtuels apprennent de vos décisions, pas de leurs suppositions, et rien ne se perd en silence.
Votre entreprise fait face à un problème spécifique ?
Nous concevons l'employé virtuel taillé pour vos opérations.
Vos processus d'affaires ont leurs particularités, vos logiciels de gestion ont leurs contraintes, et vos équipes perdent un temps précieux sur des tâches répétitives propres à votre industrie. Si un humain accomplit une tâche administrative selon des règles logiques, nous programmons l'employé virtuel sur-mesure pour résoudre exactement votre problème — sans jamais remplacer vos employés, mais en les libérant du fardeau administratif.
Double saisie & logiciels maison
Vous perdez des heures à retaper manuellement des données d'Excel ou de courriels vers un logiciel maison ou un vieux logiciel difficile à connecter.
Conformité RBQ, CCQ & fiches SST
Vérification manuelle fastidieuse des cartes de compétences CCQ, attestations RBQ, conformité CNESST et qualification obligatoire des sous-traitants.
Logistique, manifestes & douanes
Calcul d'optimisation de palettes, génération des manifestes de transport, documents douaniers transfrontaliers et suivi des transporteurs.
Comparaison de prix grossistes
Perte de temps hebdomadaire à éplucher les listes de prix de plusieurs grossistes pour identifier le fournisseur le moins cher sur chaque référence.
Nous analysons votre situation et évaluons gratuitement, en 30 minutes, si un employé virtuel peut s'en occuper.
Comment Ilnu Transforme a libéré 30 heures par semaine.
Ce manufacturier de palettes au Lac-Saint-Jean recevait des dizaines de commandes par courriel chaque jour sous des formats disparates. Numérie a déployé un employé virtuel, sans changer leur logiciel de gestion existant.
30h
Libérées chaque semaine
3 sec
Par bon de commande PDF
Conformité Loi 25 · Données hébergées au Québec
Vos données restent sur une infrastructure sécurisée au Québec.
Questions fréquentes des dirigeants & employés.
Prêt à soulager vos équipes et à éliminer la corvée de saisie ?
Planifiez un échange de 30 minutes avec nous. On analysera vos points de blocage, vous verrez nos employés virtuels en action lors d'une démonstration en direct, et nous évaluerons ensemble la faisabilité pour vos opérations.
Planifier une démonstration en direct✓ Réponse dans la journée • Aucun engagement